Vous vous demandez comment devenir secrétaire ? Pour répondre à cette question, il est essentiel de vous poser beaucoup d’autres conditions préalables. Par exemple, pour déterminer dans quel champ vous souhaitez pratiquer… Parce qu’il n’y a pas une profession de secrétaire, mais plusieurs (même si la formation se chevauche la plupart du temps) ! Par conséquent, voici la liste des 5 choses à savoir avant de commencer en tant que secrétaire, que ce soit pour faire carrière ou pour obtenir un emploi ponctuel.
Plan de l'article
- 1. Secrétaire et assistant, c’est un peu (beaucoup) le même travail
- 2. Il est possible de pratiquer comme secrétaire dans de nombreux secteurs
- 3. Certains métiers de secrétariat sont plus facilement accessible que d’autres
- 4. Les recruteurs donnent la priorité à la qualité des profils
- 5. Savoir devenir secrétaire, c’est tout d’abord savoir comment chercher le travail qui vous convient
1. Secrétaire et assistant, c’est un peu (beaucoup) le même travail
Que vous vous demandiez « comment devenir secrétaire » ou « comment devenir un assistant », c’est en fait la même chose. Les deux termes sont utilisés de façon interchangeable pour désigner des missions identiques. Ainsi, le secrétaire (ou l’assistant) est généralement le premier point de contact pour les employés d’une entreprise ainsi que pour les clients, fournisseurs et autres partenaires. Dans tous les cas, et quel que soit le secteur dans lequel il exerce ses activités, le secrétaire est responsable :
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- Classer les documents et dossiers,
- Préparer et mettre en forme des documents et des informations
- Faire le lien entre plusieurs services,
- Répondez au téléphone,
- Tri parmi les personnes qui la contactent,
- Gérer les rendez-vous,
- Trier le courrier,
- Etc.
Avant de savoir comment devenir secrétaire, il est donc essentiel de comprendre que la profession est « multifonctionnelle », et que ses fonctions ne sont pas nécessairement les mêmes selon le service auquel vous êtes attaché. Ce côté « multitâche » est à la fois un avantage… et potentiellement un inconvénient ! (Voir notre article comparant les bons et les mauvais aspects du commerce.) En tout état de cause, ces fonctions se chevauchent avec celles de l’assistant.
2. Il est possible de pratiquer comme secrétaire dans de nombreux secteurs
En soi, la question de savoir comment devenir secrétaire n’a pas beaucoup de sens. Vous serez probablement répondu : « Secrétaire, oui, mais dans quel domaine ? » Parce qu’il y a presque autant les postes de secrétaire car il y a des secteurs dans lesquels vous pouvez travailler. Pour ne nommer que les professions de secrétariat les plus courantes, vous pouvez devenir :
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- Secrétaire dans une entreprise (assistant d’un directeur — nous parlons d’assistant de gestion — un manager, un représentant commercial… dans tous les domaines possibles et imaginables) ;
- Secrétaire en administration (au sein d’une institution, d’une autorité locale, de l’administration, de la mairie, etc.) ;
- Secrétaire à la comptabilité ;
- Secrétaire juridique (dans un cabinet d’avocats ou des avocats) ;
- Secrétaire médical (dans un cabinet médical, un centre de radiologie, un laboratoire d’analyse…).
Bien que les missions se chevauchent souvent, elles peuvent changer en fonction du type de poste, tout comme le salaire qui ne sera pas le même dans l’administration ou dans une grande entreprise. En outre, la réponse à la question de savoir comment devenir secrétaire ne sera pas la même selon le secteur choisi.
3. Certains métiers de secrétariat sont plus facilement accessible que d’autres
Il est important de déterminer quel secteur vous souhaitez exercer en tant qu’assistant avant d’aller plus loin. Car, aux questions de « comment devenir secrétaire médical » ou « comment devenir secrétaire administratif », les réponses ne seront pas tout à fait les mêmes.
Prenons trois exemples :
- Devenir secrétaire dans une entreprise , il est préférable d’avoir suivi une formation dédiée. Si un BEP spécialisé dans les métiers de secrétariat peut suffire, les recruteurs postulent de plus en plus aux diplômes au niveau Bac et au-delà, jusqu’à Bac 3. Ainsi, un BTS, un DUT ou une licence peuvent faciliter votre recrutement.
- Devenir secrétaire médical , une formation spécifique est essentielle. Il est fourni par des organismes privés et peut durer jusqu’à une année complète, avec un stage de plusieurs semaines.
- Devenir secrétaire d’administration , aucune formation spéciale n’est requise. Sur le d’autre part, il est nécessaire d’obtenir une assistance administrative et de le faire pour remplir des conditions drastiques d’accès (nationalité française ou citoyen européen, jouir des droits civils, etc.).
Vous le voyez : en soi, la question « comment devenir secrétaire » n’a que peu de sens, puisque chaque secteur est accessible sur un chemin différent. Lisez l’article de formation pour en savoir plus.
4. Les recruteurs donnent la priorité à la qualité des profils
Les diplômes et la formation sont essentiels en fonction du secteur visé. Mais à eux seuls, ils ne suffisent pas : ce ne sont que des sésame pour convaincre les recruteurs d’étudier votre candidature. En ce sens, savoir devenir secrétaire, c’est aussi se rendre compte que les employeurs sont plus attentifs à la qualité des profils qu’à la longueur du CV.
Cela est dû à la pluralité des devoirs de la profession et à la variété des qualités demandées. Les profils les plus attrayants, aux yeux des recruteurs, sont donc ceux des candidats montrant une excellente culture globale, une très bonne adaptabilité et une grande vivacité d’esprit. La flexibilité est également très appréciée. En ce sens, un candidat au niveau Bac, mais doté de toutes les qualités attendues, sera toujours en position de force par rapport à un concurrent justifiant une meilleure formation académique, mais moins impliqué.
Les employeurs peuvent également se méfier des candidats hautement qualifiés et/ou hautement qualifiés. Parce que les diplômes et les qualifications s’accompagnent souvent de revendications salariales plus élevées et de plus grandes ambitions. Savoir devenir secrétaire, c’est donc aussi savoir adapter votre profil à l’employeur et à la situation. Pensez-y quand vous écrivez votre lettre de motivation !
5. Savoir devenir secrétaire, c’est tout d’abord savoir comment chercher le travail qui vous convient
Il y a plus de 750 000 postes de secrétaire dans toute la France (avec une prédominance écrasante de femmes : près de 97%). Environ 15% de ces femmes ont des marques le choix de devenir adjoints exécutifs, c’est-à-dire de travailler directement sous la direction d’un administrateur ou d’un gestionnaire d’entreprise. Cette forme de spécialisation est plus gratifiante et ouvre la voie à d’autres évolutions, mais elle est aussi plus exigeante et repose sur le secrétaire plus de responsabilité.
En résumé : c’est à vous de choisir le domaine, puis le post qui correspond à vous lemieux !